Bab 8

KEGIATAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Aktivitas Magang Kegiatan magang ini dilakukan kurang lebih selama 60 hari kerja, terhitung sejak tanggal 06 Juni 2016 s/d 09 September 2016. Hal ini dikarenakan penulis mengikuti prosedur magang yang telah ditetapkan oleh pihak Pembimbing di tempat magang yang mengharuskan mahasiswa magangnya untuk melaksanakan magang selama 60 hari kerja. Pada kegiatan magang kali ini penulis berada dibawah divisi people development. Pada tahun ini bagian people development ingin mengaplikasikan software Open ERP/ odoo pada koperasi karyawan PT. SRI. Hal ini bertujuan agar semua bagian dari sistem informasi koperasi tersebut bisa terintegrasi dengan yang lainnya. Pada awalnya tim ini beranggotakan 14 orang yang berasal dari berbagai universitas. 4 mahasiswa berasal dari STEI Tazkia, 4 mahasiswa berasal dari STT Nurul Fikri, dan 4 mahasiswa lagi berasal dari STMI Jakarta, sedangkan 2 mahasiswa terakhir berasal dari UMS Solo. Masing-masing mahasiswa memegang modul yang sesuai dengan kemampuan dan minatnya. Diantaranya adalah modul Accounting, Purchasing, Warehouse dan Point Of Sale. Pada awal magang, semua mahasiswa magang melakukan OJT (On Job Training) dengan cara diberi pengenalan terlebih dahulu tentang bisnis proses yang diterapkan oleh PT. SRI. Pada kegiatan OJT yang berlangsung selama tiga hari ini semua mahasiswa diberi kesempatan untuk mengunjungi bagian-bagian dari perusahaan. Mulai dari bagian Curing and Finishing, Enginering, General Service dan General Admin. Setelah melewatkan tiga hari menjalani OJT, kami mulai mempelajari job dari masing-masing mahasiswa magang. Selama melaksanakan OJT tersebut di setiap sorenya pembimbing magang yaitu Bapak Agung Terminanto selalu melakukan diskusi dan Evaluasi setiap sorenya guna mengetahui pemahaman mahasiswa terhadap divisi yang dikunjungi. Setelah menjalani OJT tersebut, penulis mulai paham bahwa PT. SRI sudah mulai menerapkan Oracle dalam kegiatan operasionalnya sehari-hari. 4.2 Instalasi awal Proyek magang kali ini tim mahasiswa magang mendapatkan kesempatan untuk mengkonfigurasi Odoo 8 yang nantinya akan diterapkan untuk operasional Koperasi Karyawan PT. SRI. Karena banyaknya modul yang harus dikonfigurasi, maka masing-masing mahasiswa magang mendapatkan tugas untuk konfigurasi satu modul. Pada kali ini penulis mendapatkan tugas untuk konfigurasi modul Point Of sale atau yang lebih dikenal dengan istilah kasir. Pada dasarnya Odoo 8 bisa dikonfigurasi secara offline atau local juga bisa dikonfigurasi secara online atau droplet. Namun untuk mempermudah pengerjaan proyek ini, maka rekan setim membuat database yang ditempatkan di droplet, guna mempermudah akses penggunaannya. Disamping penulis dan rekan satu tim juga membuat konfigurasi di local komputer untuk melakukan uji coba. Dengan menyimpan data base di droplet semua mahasiswa magang bisa melakukan konfigurasi selama tersambung dengan akses internet. Adapun alamat url yang digunakan adalah 128.199.119.37:8069/web.

Gambar 2 –tampilan awal odoo 4.2.1 Membuat Data Base Dalam “select data base” tersebut kita diberi perintah untuk membuat data base baru atau menduplikat data base lama. Jika kita belum punya data base, maka kita bisa membuat data base baru dengan memasukkan username dan password sesuai dengan keinginan kita 4.2.2 Install Modul Setelah membuat data base baru dan log in ulang maka langkah selanjutnya adalah melakukan instalasi pada modul yang dibutuhkan. Dalam hal ini penulis akan melakukan instalasi modul Point of Sale , sesuai dengan job desk dari penulis.

Gambar 3 - modul Point Of Sale Dalam proses pembuatan awal data base kita disuruh untuk melakukan konfigurasi terhadap jenis perusahaan yang akan digunakan. Isi dengan data sebagai berikut: Accounting Package ; United States (COA) Company ; Your Company

Gambar 4 – konfigurasi data akuntansi Lalu setelah klik continue, isi : Chart Template ; General service based product Company ; Your company Currency ; IDR Sales Tax ; 10 % Purchase Tax ; 10%

Gambar 5- konfigurasi profil perusahaan 4.2.3 Membuat Profil Perusahaan Setelah klik “aplly” maka kita akan disuruh membuat profil perusahaan. Isi sesuai dengan profil perusahaan kita.

Gambar 6- Profil perusahaan Klik save. 4.2.4 Membuat Master Data Ada 3 master data yang harus kita buat terlebih dahulu, yaitu Produk, Supplier dan Customer. Untuk membuat master produk, pada modul “Purchase” -> Products-> Products. Lalu pilih “create”.

Gambar 7- konfigurasi product Product type ; Consumable Barcode ; isi jika memang ada barcode Cost price ; jika mau menampilkan harga belinya. Di procurement ; ada 2 opsi , Make to order ; jika barang tersebut harus diorder terlebih dulu. Buy ; jika langsung beli. Kalo sudah selesai, klik save. Sedangkan untuk melakukan setting supplier, caranya adalah pada modul “Purchase” -> Purchase-> Supplier. Lalu pilih “create”

Gambar 8 – konfigurasi supplier isi sesuai dengan info data supplier yang diketahui. Lalu klik save. Yang terakhir yaitu master data customer, caranya adalah pada modul “Sales” -> Sales-> Customer. Lalu pilih “create”

Gambar 9- konfgurasi customer isi sesuai dengan kebutuhan 4.2.5 Log In Karyawan Step selanjutnya dari proses instalasi modul adalah dengan membuat user bagi karyawan. Pada menu Setting -> Users -> Users Isi kolom bagian sales, purchase dan human resources.

Gambar 10 – Konfigurasi user Ganti password dengan cara klik edit lalu klik “more” lalu change password.

Gambar 11- hasil setelah konfigurasi user 4.2.6 Setting cash control Setelah selesai melakukan instalasi dan konfigurasi modul Point Of Sale, selanjutnya kita akan mulai mempraktekkan modul tersebut pada proses penjualan. Pada Modul ; Point Of Sale -> Payment Method -> Cash .kemudian pada menu tab register isi sesuai dengan value yang tersedia.

Gambar 12 – setting cash control Setelah melakukan setting dan penyesuaian jumlah kas yang ada, lalu save dan validate. 4.3 Mengaplikasikan Modul Point Of Sale Secara umum ada 3 menu dalam POS

1. Daily Operations a. Your session b. All session c. Orders
2. Products a. Pos products categories b. products
3. Configuration a. Point of sales b. Payment method Sekarang penulis akan membahas satu persatu dari masing-masing menu tersebut.
4. Daily operation Daily operation atau kegiatan harian adalah kegiatan yang biasa dilakukan kasir untuk melakukan penjualan. Ada 3 pilihan dalam daily operation. Yang pertama adalah “your session” a. Your session adalah adalah menu untuk memulai mengerjakan penjualan di kasir. Jika kita belum pernah memasukkan opening balance sebelumnya (first time) maka akan muncul button open session. Dalam open session ini kita akan diminta untuk mengisi modal kas awal yang ada di meja/kotak kasir. Ketikkan angkanya sesuai dengan jumlah pecahan uang yang tersedia.

Gambar 13 – Tampilan opening balance cash Setelah itu pilih validate dan open session. Berikut tampilannya ketika kita sudah klik validate dan open session. Sehingga kita bisa melakukan transaksi penjualan di kasir.

Gambar 14 –tampilan menu kasir Jika kita sudah pernah melakukan openning session sebelumnya maka akan tampil tab “new sesion”. Untuk memulainya pilih tab “new session”. Lalu dalam “point of sale” pilih jenis tokonya (toko 1 atau 2).

Gambar 15 – tampilan open session Setelah klik new session kita bisa langsung melakukan penjualan. Berikut tampilan kasirnya ;

Gambar 16 – Tampilan menu kasir lengkap Contoh melakukan penjualan adalah sebagai berikut ;

1. Bisa langsung menggunakan scanner barcode maka nanti akan langsung tampil
2. Bisa memilih barang secara manual. Jika kita kesulitan memilih barang secara manual, maka kita bisa menekan tombol search product di bagian kanan atas. Setelah seleai memasukkan barang yang dipilih tersebut, proses selanjutnya adalah dengan memasukkan jumlah nominal pembayaran ; dengan meng klik “penjualan toko 1”

Gambar 17 – melakukan transaksi penjualan Jika barang yang dibeli lebih dari 1 pcs, maka kita tinggal mengganti quantitinya sesuai dengan jumlah pembelian konsumen. Caranya dengan meng klik angka yang tersedia ; contoh pembelian 5 pcs.

Gambar 18 – contoh transaksi penjualan 5 pcs Jika kita salah dalam memasukkan barang maka cara menghapusnya adalah dengan klik tombol “backspace” yang ada dibawah tulisan “price”.

Gambar 19 –tampilan total penjualan Jika sudah selesai semua, maka kita tinggal masukan jumlah angka pembayaran customer. Jika masih ada kesalahan sebelumnya maka kita bisa tekan tombol “back” untuk mengedit kesalahan kita sebelumnya. Jika sudah yakin tidak ada kesalahan lagi maka masukkan jumlah pembayaran konsumen .

Gambar 20 –tampilan jika konsumen kurang bayar Jika masih ada remaining berarti uang dari konsumen masih kurang. Jika “change” ada nominalnya, berarti itu adalah uang kembalian bagi konsumen.

Gambar 21 – tampilan jika ada uang kembalian Jika sudah selesai maka klik “Validate”.

Gambar 22 –tampilan struk penjualan Lalu akan ditampilkan struk penjualan beserta opsi jika ingin diprint. Untuk melakukan penjualan berikutnya, maka kita bisa meng klik “next Order”. Dalam odoo erp kita bisa melakukan 2 penjualan dalam satu waktu. Fungsinya adalah ketika kita sudah terlanjur input/memasukkan barang ke penjualan dan ternyata konsumen tersebut masih memilih barang yang lain, sedangkan konsumen sudah mulai antri maka caranya adalah dengan klik tombol “plus” sehingga kita tetap melanjutkan pelayanan terhadap konsumen yang lain, tanpa menghapus daftar belanja konsumen yang pertama.

Gambar 23 – tampilan jika kita mengganti daftar belanja konsumen Jika kita memberikan discount pada konsumen maka caranya adalah dengan klik dulu button “disc”. Lalu ketikkan nominal diskonnya dalam bentuk persentase.

Gambar 24 –memebrikan diskon penjualan Jika ada perubahan pada harga, maka kita bisa mengubah langsung harga tersebut dengan cara klik “price”, lalu ketikkan angka yang diinginkan. Namun hak ini bisa dipakai jika kita masuk sebagai admin. Abc kacang hijau yang asalnya 4000 dirubah menjadi 5000

Gambar 25 –mengganti harga default produk secara manual Jika sudah selesai melakukan penjualan selama 1 sesi maka kita bisa close sesi tersebut. Lalu kita bisa pilih “close session”.

Gambar 26 – tampilan close session Menutup sesi penjualan POS -> daily Operations -> Your session -> Close session -> validate. Gambar 27 – validate session

Pada sub menu berikutnya dalam daily operation adalah “all your session”. Dalam sub menu ini kita diperlihatkan untuk memonitoring semua sesi penjualan yang pernah dilakukan.

Gambar 28 – tampilan semua sesi penjualan Kalo kita pilih salah satu dari session yang ada, maka kita bisa “create” dan “edit” sesi penjualan yang sudah terjadi.

Gambar 29 –tampilan salah satu sesi penjualan Pada tab di bagian tengah-atas ada pilihan print dan more. Dalam pilihan tersebut kita bisa memilih tindakan lanjutan kita. Apakah mau diprint, dikirim, dihapus atau diduplicate.

Sub menu yang ketiga dalam daily operation adalah “orders”. Pada menu orders kita bisa melihat daftar barang yang kita miliki.

Gambar 30 –tampilan menu order Kalau kita klik salah satu daftar tersebut maka akan tampil seperti berikut.

Gambar 31 – daftar salah satu menu order Pada tab pilihan diatas kita diberikan opsi untuk return product, prin ulang atau delete dll.

Pada menu yang kedua yaitu products, kita akan bisa mengelola produk yang kita punya. Ada 2 sub menu yang yang ditawarkan, yaitu categories product sama products. Pada sub menu “pos products categories” kita bisa memasukkan masing-masing barang.

Pada sub menu yang kedua yaitu “products” kita bisa memasukkan barang atau edit barang sesuai dengan kebutuhan. Jika dalam tampilan products terdapat tulisan berwarna merah, maka berarti ada error dalam pengelolalaan barang kita.
Gambar 32 –tampilan menu product Kalau kita klik salah satu product, maka kita bisa mengolah barang persediaan kita. Sebenarnya mengelola product adalah bagian tugas dari “Purchase atau “Ware house”. Namun disini kita juga akan mempelajarinya sebagai pengetahuan tambahan karena ada dalam menu point of sale.

Gambar 33 – tampilan konfigurasi product Untuk mengedit product maka langkah pertama adalah dengan meng klik “edit” pada button di atas. Pada button “information” kita bisa mengubah product type atau sale price dari harga barang tersebut. Pada product type kita bisa memilih anatara Consumable, stockable atau service.

Gambar 34 – tampilan tab menu procurement Pada button procurement “kita akan bisa mengedit atau menambah nama supplier. Pada cost price kita juga bisa memasukkan harga beli barang tersebut, walaupun ini sifatnya hanyalah opsional. Sedangkan pada “supply chain Information” kita bisa menentukan apakah jenis barang itu bisa langsung dibeli atau mau ada order terlebih dahulu. Tinggal kita tick sesuai dengan keinginan kita.

Gambar 35 –tampilan konfigurasi opsi product Pada tab inventory kita bisa meng update kuantitas atau jumlah persediaan kita dengan klik “update”.

Gambar 36 – tampilan konfigurasi update product caranya adalah pada button “inventory” pilih update, lalu masukkan jumlah barang yang ingin dirubah.

Pada tab selanjutnya yaitu “sale” kita bisa mengganti masa jaminan/ warranty dari barang yang kita jual. Kemudian waktu tunggu bagi customer jika memang barang itu bisa dikirim.

Gambar 37 – tampilan tab menu variant Pada tab selanjutnya “variants” kita bisa mengedit variasi harga atau list dari harga. Kalau kita klik list of value maka akan tampil seperti berikut ;

Gambar 38 –tampilan list value Lalu kita tinggal pilih product yang ingin kita lihat daftar harganya. Pada tab terakhir yaitu “accounting” kita bisa edit “internal category” untuk memilih kategorinya. Ada beberapa pilihan didalamnya , all, all saleable dll. Pada opsi “tax” kita bisa memilih berapa persen tax yang kita bebankan pada konsumen.

Gambar 39 - Tampilan opsi tax Pada menu yang ketiga yaitu categories ada 2 sub menu, point of sale dan payment method. Pada sub menu “Point of sale” banyak opsi yang ditawarkan. Diantaranya adalah “toko 1, toko 2 atau main”.

Gambar 40 –tampilan konfigursi Point Of sale Jika kita klik toko 1, maka kita akan bisa edit tentang keterang yang ada di toko 1. Dibagian “features” kita bisa klik salah satu antara “virtual keyboard, invoicing dan large scrollbars”. Pada “hadware proxy” kita pilih fasilitas yang kita punya. Apakah kita punya proxy atau cash drawer dan lain-lain. Dalam “receipt”, kita bisa menulis kata-kata yang menghiasi header dan footer dalam struk pembelanjaan. Begitu juga berlaku untuk mengedit toko 2.

Gambar 41 –tampilan untuk mengkonfigurasi toko Pada sub menu yang kedua yaitu payment method kita bisa memilih tetang metode pembayaran yang ada.

Gambar 42 – tampilan menu payment method karena kita bergerak di bidang bisnis retail yang secara normal biasanya menggunakan transaksi langsung secara kas, maka dalam payment method hanya ada sub menu kas. Pada bagian atas, kita bisa merubah jurnal default akun debit atau kredit . Pada tab “advance settings” kita bisa mengganti user dan entry sequence.

Gambar 43 – tampilan menu advance setting Sedangkan pada tab “entry control” kita bisa menambah atau merubah type dari akun produk.

Gambar 44 –tampilan entry control Sedangkan pada menu cash register kita mengganti “profit account”, “loss account” atau “internal moves”. Profit account jika terjadi surplus dalam barang yang dipunya. Loss account jika terjadi kehilangan atau kerusakan pada barang. Internal moves jika terjadi perpindahan barang dari gudang atau supplier.

Gambar 45 –tampilan menu cash register Pada tab yang terakhir, yaitu point of sale kita bisa mengedit jumlah perbedaan yang diaotorisasi.

Gambar 46 –tampilan tab menu point of sale 4.4 Masalah dan pemecahan dalam mengaolikasikan modul POS Dalam menggunakan software odoo ini, mungkin kita akan sering menemui beberapa masalah atau error. Nah disini penulis akan menjelaskan sebagian masalah yang penulis temukan beserta solusinya. 4.4.1 Invalid Action ketika memulai new session

Gambar 47 – tampilan error invalid action Problem invalid action biasa kita jumpai ketika kita melakukan “new session”. Masalah ini muncul karena kita log in menggunakan user yang tidak mempunyai hak akses penuh terhadap modul tersebut. Jika kita menjumpai masalah tersebut maka solusinya adalah ; log in menggunakan admin. Berikut Tampilan ketika kita sudah sukses membuka “new session” via admin dan akan melakukan penjualan ,

Gambar 48 – tampilan ketika errornya selesai

4.4.2 Error there is no cash register

Masalah ketika klik take money out

Gambar 49 – error ketika take money in Masalah ketika klik put money in

Gambar 50 – error ketika take money out Masalah ini muncul jika kita belum melakukan cash control ketika opening balance. Solusinya adalah kita harus memasukkan opening balance terlebih dahulu. Kalau langsung kita klik validate maka hasilnya adalah sebagai berikut ;

Gambar 51 – tampilan awal opening balance cash sesuaikan dulu cash controlnya dengan jumlah cash yang ada di kasir. Jika balance, maka langsung k step selanjutnya .

4.4.3 Error there is no loss accounton the journal Masalah ini terjadi jika kita melakukan cash control, namun jumlah kas yang kita masukkan ketika close session tidak sesuai dengan catatan sistem, maka akan tampil sebagai berikut ;

Gambar 52 - Tampilan error close session Solusinya adalah dengan menyesuaikan pencatatan yang ada pada cash register dengan realita pendapatan. Jika sudah sesuai maka akan tampil sebagai berikut.

Gambar 53 –tampilan sukses melakukan close session Artinya laporan kita untuk sesi 1 sudah selesai.

4.4.4 Error enable to send email Masalah ini muncul ketika telah menyelesaikan transaksi selama 1 sesi. Ketika sudah meng klik “validate n close session”, tampilan odoo berganti menjadi seperti gambar berikut ;

Gambar 54 – tampilan error enable send email Jika terjadi masalah seperti ini ; Maka solusinya adalah ke menu Preference d bagian kanan atas,

Gamnbar 55 – tampilan menu preference Lalu isi emailnya dengan email yang aktif

Gambar 56 – tampilan memasukkan email